善用時間十訣

(一)事先要有安排

每天應做的事,應有事先的計劃,否則隨便地做,會犯下嚴重的錯誤。

(1)只願處理眼前問題,而眼前,手邊的事是永遠做不完的。

(2)即使弄完了,因沒有計劃,事完了反沒有主張,悠遊放蕩地浪費生命。

(3)再者,只就眼前事做,而自己沒有主見計劃,人變成了被動的東西。

(4)即使不然,因為沒有主見計劃,會忽略原則機會等許多要事。

所以每天的工作,開始前應先擬定概略的時間表,其中特別注重希望完成的數件主要工作。科學研究已證實一項事實:進行一項工作,計劃上花的時間越多,整個工作所需的總時間便越短。所以不管多忙,也不可讓繁忙的工作侵佔了擬定計劃的時間。

(二)臨事要集中精神

控制時間有許多原則,其中最重要的莫過於集中精神,不善於把握時間的人,十有八九因為他們要同時完成的事太多。為一件工作花了多少時間並不重要;重要的是花了多不受打擾的時間。集中精力,通盤計劃,任何問題都能解決。若用零零碎碎的辦法,什麼問題也解決不了。

(三)工作之中要有休息

長時間工作,片刻也不停,不是善用時間的辦法,那樣會使人精力衰減,感覺厭煩,身心俱疲。從事絞腦工作時,花機分鐘改做勞力工作。徒手操,走幾圈,乃至起立站一會會有幫助。只靜靜地休息一會,常是最好的辦法。忙中倫閑。休息,不是浪費時間,這樣可以恢復精神,不但能提高工作效率,還能消除緊張,有益健康。做任何有益健康的事,都是善用時間。

(四)避免雜亂無章

有些人的辦公桌上,永遠堆積雜亂,一般地說,這不僅使人不能集中精神,而且覺得緊張和無從應付。永遠有忙得喘不過氣來的感覺。每當桌上大亂,就該抽出時間來整理。把各項文件依緩急先後分次,然後逐一處理,記住多用廢紙簍。又每天收工時,應把桌面清淨一下,以使次日有個好開始。

注意:一次只能想一件事,做一件事。雜亂則一事無成,而又緊張無比。

(五)不要苛求盡善盡美

盡量做好,和做得十全十美不同。前者可以辦到,辦好後會令人心滿意足。十全十美往往辦不到,反使人感到挫敗和焦躁,並且嚴重地浪費時間。一封長信上有個微不足道的錯誤,值得重填一遍嗎?何況人家看完了,說不定填字紙簍。

(六)不要怕說[不]

節省時間的辦法很多,最有效的可能是常用[不]字,掌握住原則,與此無關的事,多以[不]字當之。別怕得罪人,擔應技巧、誠心地堅定拒絕。反之答應了,尤其在怕得罪人的情況下,所勉強答應的,結果不一定好,往往更不好。

(七)不要拖延

拖延通常是最根深柢固的惡習慣,精進之大敵,懈怠是最傳佳庇護所。如果方法用得適當,定能改變習慣。美國心理學之父William James 1890所出版著[心理學原理]中,討論過矯正拖延的辦法,約略如下:

(1)一讀完這篇文章,趁你覺得有道理時,便下決心把拖延的惡習改掉。迅速採取第一個步驟,最關重要。

(2)不要貪多求快。只要即刻強迫一件拖延未做的事情就行了。從第二天起,每天把最不喜歡做的事列為日程表上第一件事。那往往是件小事:早該表示的道歉,和同情弄清楚某件事,一件應辦未辦的麻煩工作。不管是什麼,先把它做完再開始一天早晨要辦的例行工作。這麼一個簡單的行動,就可以使整個人身心舒暢。知道雖然只工作了十五分鐘,就已把最不想做的事情順利做了,心裡會有種歡欣之感。可是得注意,要天天如此,不能有例外。這如卷線球,偶一失手,就會使自己卷的線鬆脫許多圈。在每天一早那幾分鐘,初幾星期,斷不能放鬆自己。不久便會養成一種極為寶貴的習慣。

(八)要能當機立斷

浪費時間的活動有如癌癥,除了消耗精力以外,還有繼續增長的趨勢。唯一的挽救:當機立斷,撤底根除。要是發現在無聊的事情一浪費時間,不能向目標邁進,而又消耗精力,就該一勞永逸地不幹這些活動。這個原則適用於個人的生活習慣,慣例行為和日常活動,也適用於和工作有關的活動,所以應把日常的一切活動檢查一遍,凡不適合的,立即停止。

(九)要能授權於人

充分地分工而尊重別人的做法。

(十)不要作工作狂

不但要工作,還要注意週遭的人。不可為工作故,只知事情的重要而忽視人,乃至令人覺得你只是利用他完你想做的工作,修學佛法是為了有利於人,才要做事,此其一,但我們生在世上,不能不生活,因而有種活動,有些不能不要人去做,但不可倒因為果。

工作狂像癮君子。沉溺於工作的象徵:拒絕休假,應休息時也不停。一切但為做事,把人視同陌生人乃至機器。比什麼都重要的是,要知道,只有當下,才能有所作為,過去有如逝水,一去不返,

將來還只是個觀念,要緊是現在就做。